Grip op de vastgoedportefeuille: hoe gemeente Midden-Groningen valkuilen vermijdt en best practices toepast

Veel gemeenten worstelen met het op orde brengen en houden van hun vastgoedadministratie. Denk aan het tijdig indexeren van huren, het bewaken van einddata van contracten of het voorkomen dat afspraken tussen wal en schip raken. Bij de afdeling Vastgoed van de gemeente Midden-Groningen is dit de afgelopen periode flink verbeterd, mede dankzij de inzet van de vastgoedbeheersoftware van Metafoor Software en de koppelingen die zijn gerealiseerd.

In dit artikel vertellen Joran Tel en Melissa de Beauvesier Watson, die als aanjagers en spin in het web fungeerden, over hun ervaringen.

1. Welke problemen kwamen jullie tegen in het beheren van (huur)contracten?

“Eerlijk gezegd liepen we regelmatig tegen onvolledige of versnipperde informatie aan en kwamen we tal van, zoals wij ze noemen, ‘oude lijken in de kast’ tegen. Sommige afspraken stonden in Excel, andere in losse documenten of zaten alleen in het hoofd van collega’s. Daardoor misten we overzicht en liepen we het risico dat indexaties, verlengingstermijnen of einddata niet tijdig werden opgepakt,” vertelt Joran.

2. Wat ging er voorheen fout en hoe voorkomen jullie dat nu?

“Na de fusie zat er weinig lijn in de contractvormen van huur- en bruikleenovereenkomsten. Er waren ongebruikelijke doorhalingen en verwijzingen, waardoor eenduidig contractbeheer onmogelijk was. Ook bleken sommige contracten ongunstig of zelfs niet volledig ondertekend,” legt Joran uit.

Het nieuwe team, met veel ervaring uit de makelaardij en met vastgoedbeheersystemen, bracht kennis en structuur mee.
Samen met Metafoor Vastgoed werd de contractenworkflow in VBSonline ingericht. Een wizard die collega’s en externe partijen eenvoudig betrekt tot aan een digitaal ondertekend contract.

“Hiermee hebben we nu één lijn in onze overeenkomsten. De workflow laat direct zien waar een concept blijft liggen, zodat we snel kunnen doorpakken. Ook de ondertekening verloopt veel efficiënter,” aldus Joran.

3. Hoe helpt VBSonline bij het structureren van afspraken?

“Het grote voordeel is dat steeds meer informatie op één plek samenkomt. We kunnen contracten en vastgoedinformatie direct inzien, bewaken en acties opvolgen – van facturen tot verlengingen. De koppeling met ons financiële systeem Key2Financiën (K2F) zorgt ervoor dat er altijd aansluiting is tussen VBSonline als bronsysteem voor facturatie en de administratie in K2F. Dat geeft rust én grip,” zegt Melissa.

Melissa vervolgt:
“Onlangs hebben we, naast de contractenworkflow, nog twee belangrijke modules in gebruik genomen:

• Mutaties accorderen volgens het vier-ogen-principe: er is altijd een extra controle voordat wijzigingen definitief worden.
• SSO-koppeling (Single Sign-On): sneller en veiliger inloggen, zonder steeds opnieuw inloggegevens en codes te gebruiken.

Onze eerste ervaringen zijn positief. De basis voor efficiënt vastgoedbeheer staat.”

4. Welke signalen gaven aanleiding tot verbetering?

“De aanleiding kwam van twee kanten,” vertelt Melissa. “Enerzijds het management dat meer inzicht wilde in lopende huurcontracten en risico’s, anderzijds collega’s die het onpraktisch vonden om met losse systemen en documenten te werken. De wens om samen te werken aan één betrouwbare administratie was groot.”

5. Persoonlijk: Wat geeft jou voldoening in het dagelijks werk?

“Het geeft voldoening om te zien dat we nu grip hebben op ons vastgoed. Contracten verlopen niet meer ongemerkt, indexaties worden automatisch verwerkt en collega’s hebben vertrouwen in de informatie die ze zien. Voor mij persoonlijk is het fijn dat we niet meer bezig zijn met oude lijken uit de kast halen, maar vooruit kunnen kijken,” aldus Joran.

Valkuilen vermijden: tips uit de praktijk

De ervaringen van Midden-Groningen laten zien dat veelvoorkomende valkuilen in huur- en contractbeheer te voorkomen zijn. Hun belangrijkste tips:

• Zorg voor één centrale plek waar contracten en afspraken worden vastgelegd.
• Werk eenduidig: gebruik vaste sjablonen en formats.
• Automatiseer signaleringen zoals indexaties en einddata.
• Betrek tijdig collega’s van financiën, vastgoed en juridische zaken.
• Leer van eerdere fouten en borg verbeteringen direct in het systeem.
• Koppel contractbeheer met financiën voor betrouwbare data.

Samenwerking met Metafoor

Bij de implementatie werkte de gemeente samen met Metafoor Software en kreeg zij tijdelijk ondersteuning van twee adviseurs van Metafoor Vastgoed: Leo Looise en Britt Kingma. Gedurende ongeveer zes maanden hielpen zij de vastgoeddata op orde te brengen en ondersteunden zij bij de implementatie van nieuwe modules (mutaties accorderen, SSO-koppeling en workflow contracten).

“In het commerciële vastgoed beheer je alles met software. Correspondentie, administratie, documenten, alles loopt via één systeem. In Midden-Groningen zagen we dezelfde behoefte: meer grip en meer gemak,” aldus Joran.

Wat we in een halfjaar hebben gerealiseerd:

• Mailkoppeling: al het mailverkeer van de afdeling Vastgoed loopt via VBSonline, wat ook de deur opent naar het gebruikersportaal, waar relaties hun gegevens kunnen beheren en meldingen kunnen maken.
• Workflow nieuwe contracten met sjablonen en rechtsgeldige digitale ondertekening: minder handwerk, sneller afgerond.
• Vier-ogen-principe: bij kritieke wijzigingen is altijd een tweede goedkeuring vereist.
• Aanvullende data-invoer: bijvoorbeeld voor de berekening van kostprijsdekkende huur, met tijdelijke ondersteuning vanuit Metafoor Vastgoed.

Het resultaat: in een halfjaar zijn grote stappen gezet. Precies waar de gemeente behoefte aan had.

Toekomstgericht met VBSonline

Met VBSonline beschikt de gemeente Midden-Groningen nu over een solide basis voor huur- en contractbeheer. De komende periode wil de gemeente dit verder uitbreiden, onder andere met dashboards en rapportages voor meer inzicht.

“Samen met Metafoor hebben we een stevige basis gelegd. We kijken uit naar de verdere doorontwikkeling, zodat we onze vastgoedprocessen nog slimmer en professioneler kunnen inrichten,” besluit Melissa.

Meer weten over VBSonline?

Neem vrijblijvend contact op met Peter Sijpkes,
T: 06-23199266 · E: peter.sijpkes@metafoor.nl
of kijk op www.vbsonline.nl.