Lessons learned: De migratie naar een nieuw vastgoedbeheersysteem – Gemeente Zaanstad

Gemeente Zaanstad beheert een omvangrijke vastgoedportefeuille van meer dan 5000 gebouwen en gronden. In 2024 heeft de gemeente een aanbestedingsprocedure doorlopen voor de selectie en implementatie van een nieuw vastgoedbeheersysteem. De directe aanleiding was dat de vastgoedmodule binnen het financiële systeem “end-of-life” was en vervangen moest worden. Dit bood tegelijkertijd een kans om de mogelijkheden van moderne vastgoedbeheeroplossingen  te bekijken en een pakket te selecteren dat beter aansluit op de huidige en toekomstige behoefte van de organisatie.

Van aanleiding naar pakketselectie

Marja Kaashoek, afdelingsmanager Grondzaken en opdrachtgever namens de gemeente, was vanaf het eerste moment betrokken bij het project. “De uitfasering van de oude module dwong ons om in beweging te komen,” aldus Kaashoek. “We waren op zoek naar een gebruiksvriendelijk beheersysteem met meer mogelijkheden dan het bestaande systeem, met als doel onze portefeuille in minder tijd op een betere manier te kunnen beheren. We hebben de situatie benut om breder te kijken naar hoe we ons vastgoedbeheer slimmer kunnen organiseren en beter kunnen laten aansluiten op de processen die we vandaag de dag nodig hebben.”

De gemeente koos ervoor om vooraf grondig te inventariseren welke wensen en eisen er leefden binnen de organisatie. Hierbij speelde David Venema, werkzaam als financieel adviseur bij de gemeente en data-specialist, een belangrijke rol. Venema was jaren geleden ook betrokken bij de selectie en implementatie van het oude systeem. Zijn kennis van zowel de historische data als de processen bleek van grote waarde tijdens het traject.

“Wanneer je weet hoe het vorige systeem heeft gefunctioneerd, kun je beter inschatten waar mogelijke knelpunten zitten. Die inzichten helpen om tijdig maatregelen te nemen en de overstap zo goed mogelijk te begeleiden,” aldus Venema.

Implementatie en projectbegeleiding

Voor gemeente Zaanstand sloot de SaaS-oplossing VBSonline van Metafoor Software het beste aan op de wensen en eisen. Kort nadat de opdracht aan Metafoor Software was gegund nam Koos van der Togt het stokje over als projectleider, nadat zijn voorganger met pensioen ging. Ondanks de wisseling van de wacht verliep de overdracht soepel.

Van der Togt nam niet alleen de planning en voortgangsbewaking op zich, maar speelde ook een actieve rol bij het realiseren en testen van koppelingen met cruciale systemen en externe bronnen, zoals de Kamer van Koophandel, de Basisregistratie Personen en het financiële systeem. “Het was fijn dat we direct konden schakelen met de juiste personen bij Metafoor,” blikt Van der Togt terug. “Zowel bij het controleren van de conversieresultaten als bij het realiseren van de koppelingen. Bij geconstateerde fouten kwam er ook snel een oplossing.”

De rol van kennisdeling

Bijzonder aan dit traject was de manier waarop de gemeente zich in de voorbereidingsfase liet informeren door andere gemeenten die een soortgelijk project hadden afgerond. Jeroen Meijer, die vanuit de gemeente de aanbesteding begeleidde, noemt dat één van de succesfactoren. “Door ervaringen van anderen mee te nemen, konden we onze vraag scherper formuleren en duidelijk aangeven welke eisen en wensen we hadden richting de markt. Zo voorkwamen we veel verduidelijkende vragen in de nota van inlichtingen, hebben we teleurstellingen achteraf voorkomen en verwachtingen goed gemanaged bij zowel leverancier als gebruikers. Dat heeft het proces niet alleen versneld, maar ook geleid tot een succesvolle implementatie,” aldus Meijer.

Belangrijkste lessen

Terugkijkend op het project ziet de gemeente Zaanstad een aantal belangrijke lessen:

• Begin tijdig met de inventarisatie van wensen en eisen:
  Een goede voorbereiding verkleint de kans op verrassingen tijdens de implementatie.
• Selecteer vanuit de probleemstelling van de organisatie:
  Stel eerst vast welke processen er zijn en welke “problemen” het nieuwe systeem moet oplossen. Op basis daarvan kan een plan van eisen en wensen worden opgesteld. Het is verleidelijk om het plan te baseren op de meest indrukwekkende functionaliteiten die tijdens marktconsultaties worden gepresenteerd, maar dat brengt het risico met zich mee dat de oorspronkelijke probleemstelling uit het oog wordt verloren. Bovendien heeft elk pakket unieke features; welk pakket het beste past, hangt volledig af van de specifieke behoeften van de gemeente.
• Zet bestaande kennis optimaal in:
  Mensen die ervaring hebben met het oude systeem of eerdere trajecten kennen vaak waardevolle details. In het project van gemeente Zaanstad is dat zeer waardevol gebleken.
• Blijf kritisch tijdens de dataconversie:
  Controleer en test vroeg en vaak om fouten in een vroeg stadium te signaleren.
• Leer van andere organisaties:
  Het benutten van kennis van andere gemeenten levert voordeel op. Gemeente Zaanstad heeft hierdoor het wiel niet opnieuw hoeven uitvinden en heeft geleerd van de ervaringen die andere gemeenten hebben opgedaan in soortgelijke trajecten.

VBSonline als toekomstbestendige keuze

De gemeente Zaanstad heeft gekozen voor vastgoedbeheersysteem VBSonline van Metafoor Software. Dit systeem heeft een lange staat van dienst bij Nederlandse gemeenten en is specifiek ontwikkeld voor de behoeften van afdelingen vastgoed en grondzaken. Inmiddels maken meer dan zeventig Nederlandse gemeenten gebruik van VBSonline. Ondanks deze lange staat van dienst blijft de applicatie zich in hoog tempo doorontwikkelen, zodat gemeenten hun vastgoedprocessen efficiënt kunnen beheren, automatiseren en inzichtelijk maken.

Met het beheer en bezit van maatschappelijk vastgoed gaat veel geld gemoeid. Steeds meer gemeenten erkennen dat een transparante, efficiënte en professionele exploitatie van dat vastgoed noodzakelijk is. VBSonline biedt gemeenten daarvoor de juiste middelen.

Marja Kaashoek benadrukt: “We hebben de implementatie bewust gericht op het gebruik van de basisfunctionaliteiten van VBSonline, zodat onze huidige processen ongestoord doorgang konden vinden. Richting de toekomst willen we de software in de volle breedte gaan benutten. Er zit nog veel in het vat waar we als organisatie ons voordeel mee kunnen doen. Denk aan het maken van servicekostenafrekeningen en het inrichten van workflows voor het opstellen van (huur)overeenkomsten, waarbij we zowel interne als externe stakeholders kunnen betrekken. Metafoor Software heeft zich tijdens de implementatie opgesteld als samenwerkingspartner door mee te denken en waar nodig aanpassingen door te voeren. We kijken vol vertrouwen naar de toekomst en zijn ervan overtuigd met VBSonline het juiste pakket geselecteerd te hebben.”

Heeft dit artikel uw belangstelling gewekt en wilt u meer weten over de mogelijkheden van vastgoedbeheersysteem VBSonline van Metafoor Software, maak dan vrijblijvend een afspraak met Peter Sijpkes T: 06-23199266 E: Peter.sijpkes@metafoor.nl of kijk op www.vbsonline.nl

---