Gemeentelijk vastgoedbeheer: zo automatiseer je de afrekening van servicekosten

Voor vastgoedbeheerders binnen gemeenten is de jaarlijkse afrekening van servicekosten vaak een tijdrovend en complex proces. Zeker bij meerdere panden, uiteenlopende huurders en verschillende verdeelsleutels. Wat mag je wel en wat mag je niet doorbelasten? Hoe bied je transparantie aan huurders? En hoe voorkom je fouten?

Het antwoord ligt in slimme automatisering. In deze blog lees je hoe VBSonline helpt om servicekosten correct en efficiënt af te rekenen. Volledig transparant, controleerbaar en zonder handmatig rekenwerk.

Waarom is het afrekenen van servicekosten zo ingewikkeld?

Bij gemeentelijk vastgoedbeheer lopen de administratieve lasten al snel op. Veel gemeenten worstelen met vragen als:

• Welke kosten mogen wel of niet worden doorbelast?
• Hoe verdeel je kosten eerlijk en controleerbaar, bijvoorbeeld op basis van het gehuurde aantal m²?
• Hoe bied je huurders inzicht zonder eindeloze discussies?

In de praktijk ontstaan fouten vaak door onvolledige of foutieve data, een gebrekkige onderbouwing of simpelweg tijdsdruk. Het resultaat: frustratie bij huurders, gemiste inkomsten en een hoge werkdruk voor je team.

Daarom hebben wij VBSonline ontwikkeld: om grip te krijgen op dit proces.

Welke kosten mogen wel en niet worden afgerekend?

Het is belangrijk om te weten welke kosten onder de servicekosten vallen. Volgens de wet mogen alleen kosten die direct samenhangen met het gebruik van het pand worden doorbelast aan huurders. Voorbeelden van wél toegestane kosten zijn:

• Schoonmaak van algemene ruimten
• Gedeeld energieverbruik (gas, water, elektra)
• Onderhoud aan liften en installaties
• Glasbewassing en tuinonderhoud

Kosten die niet mogen worden doorbelast, zijn onder andere:

• Groot onderhoud of vervanging van installaties
• Kosten voor intern personeel

Bij verhuur van woonruimte moet de afrekening uiterlijk op 1 juli van het volgende jaar worden verstrekt. Gebeurt dit niet, dan loopt de verhuurder het risico dat eventuele meerkosten niet meer op de huurder verhaald kunnen worden.

Voor bedrijfsruimte geldt geen wettelijke termijn. Toch is het verstandig de afrekening zo snel mogelijk te versturen, zodat eventuele bijbetalingen tijdig kunnen worden geïnd. Leg in de huurovereenkomst duidelijk vast welke kosten voor rekening van de huurder zijn, welke voor de gemeente, en binnen welke termijn wordt afgerekend. Zo voorkom je onduidelijkheden en discussies.

De oplossing: VBSonline maakt het eenvoudig

Met VBSonline digitaliseer je het hele proces rondom de servicekostenafrekening. Geen foutgevoelige Excel-sheets meer, maar één centrale oplossing waarmee je:

• Kosten boekt per pand, unit of huurder
• Eenvoudig selecteert welke posten doorbelast mogen worden
• De software automatisch laat verdelen op basis van m² VVO, VBO of een andere verdeelsleutel

Aan het eind van het jaar klik je op ‘Maak afrekening’ en ontvang je direct een volledig gespecificeerd overzicht. Dit voorkomt vragen, versnelt goedkeuringen en vergroot het vertrouwen.

Efficiënt en transparant richting huurders

VBSonline ondersteunt je niet alleen intern, maar ook in de communicatie met huurders:

• Toon welke kosten zijn opgenomen en waarom
• Licht de verdeelsleutel toe (bijvoorbeeld op basis van het gehuurde aandeel van verhuurbare oppervlak)
• Genereer digitale rapporten die direct deelbaar zijn

Deze transparantie zorgt voor minder ruis en minder bezwaren. Zo houd je de regie én het vertrouwen.

Speciaal voor gemeentelijke vastgoedbeheerders

VBSonline is ontwikkeld in samenwerking met gemeenten en vastgoedexperts. Daardoor sluit het perfect aan op jouw praktijk:

• Sluitende jaarafrekeningen op pand- of huurderniveau
• Digitale beschikbaarheid van data en overzichten
• Efficiënte workflows

Of je nu één pand beheert of tientallen locaties: VBSonline zorgt voor overzicht, structuur en betrouwbaarheid.

Meld je aan voor het gratis webinar op donderdag 26 juni

Benieuwd hoe je deze efficiëntie zelf kunt ervaren? Op donderdag 26 juni om 10:00 uur organiseren we een gratis webinar speciaal voor gemeentelijke vastgoedbeheerders. We bespreken veelvoorkomende valkuilen, delen praktische tips en laten in een live demo zien hoe VBSonline het afrekenproces automatiseert.

Grip op gemeentelijk vastgoedbeheer

De afrekening van servicekosten hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Met VBSonline werk je efficiënt en volledig transparant, zonder Excel en zonder frustratie. Zo bespaar je tijd en geld, én verhoog je de kwaliteit van je dienstverlening.

Wil je meer grip op gemeentelijk vastgoedbeheer? Start vandaag nog met automatiseren.