Slimmer gemeentelijk vastgoedbeheer met data als fundament 

De financiële druk op gemeenten neemt toe, maar het gevreesde ravijnjaar is uitgesteld tot 2028. Dat biedt ademruimte én kansen. Gemeenten krijgen meer tijd om hun processen te verbeteren en slimmer te werken. Vooral bij het beheer van de uitgebreide vastgoedportefeuille is dat essentieel. Denk aan sporthallen, buurthuizen, kantoren en culturele panden. Met datagedreven vastgoedbeheer krijg je meer grip op kosten, onderhoud en gebruik.

En toch werken veel vastgoedafdelingen nog met losse Excel-sheets, verschillende systemen en contracten in mappen op netwerkschijven. Informatie is versnipperd, versnippering leidt tot fouten, en fouten kosten geld. 

De oplossing? Datagedreven vastgoedbeheer met actuele vastgoedinformatie op één centrale plek, zodat je grip krijgt op je portefeuille en beleidskeuzes onderbouwd kunt maken. 

Waarom data onmisbaar is in modern vastgoedbeheer 

Vastgoedbeheer gaat allang niet meer alleen over stenen. Het draait om inzicht in gebruik, kosten, opbrengsten en risico’s en die informatie verandert voortdurend. Data maakt vastgoedbeheer meetbaar, vergelijkbaar én voorspelbaar. 

Zonder actuele data is het onmogelijk om: 

• strategisch te sturen op rendement of maatschappelijk nut 

• onderbouwde keuzes te maken over afstoten, herontwikkelen of verduurzamen 

• tijdig te signaleren waar risico’s ontstaan of kansen liggen 

Kortom: data verandert vastgoedbeheer van reactief naar proactief. Zeker in tijden van bezuinigingen en verantwoording is dat geen luxe, maar noodzaak. 

Van versnippering naar grip 

Een van de grootste uitdagingen in gemeentelijk vastgoedbeheer is het gebrek aan overzicht. Gegevens over huurcontracten, bezetting, onderhoud, energielabels of leegstand zijn vaak verspreid over meerdere systemen of documenten. Daardoor ontbreekt het zicht op cruciale informatie. 

• Welke objecten kosten structureel meer dan ze opleveren? 

• Waar dreigt langdurige leegstand? 

• Welke contracten lopen binnenkort af? 

• Hoeveel vierkante meters maatschappelijk vastgoed zijn momenteel écht in gebruik? 

Zonder integraal inzicht is het lastig sturen. Zeker nu beleidsmakers vragen om onderbouwde rapportages en strategische keuzes op basis van feiten. 

VBSonline: het centrale systeem voor gemeentelijk vastgoedbeheer 

VBSonline is een softwareplatform dat speciaal is ontwikkeld voor gemeentelijke en (semi-)overheidsorganisaties. Het biedt één centrale plek voor alle relevante vastgoeddata: van objectinformatie tot contracten, kosten en prestaties. 

Met VBSonline: 

• Automatiseer je huurindexaties (o.a. met de meest actuele CBS-cijfers) 

• Genereer en onderteken je overeenkomsten volledig digitaal 

• Reken je servicekosten automatisch af op basis van gebruik of verdeelsleutels 

• Krijg je meldingen bij contractverval, inspectiemomenten of leegstand 

• Stel je eenvoudig rapportages en dashboards op voor raad, audit of beleid

In plaats van versnipperde bronnen werk je met één centrale waarheid. Altijd actueel, altijd toegankelijk. 

Slimme integraties maken het verschil 

VBSonline onderscheidt zich niet alleen door overzicht, maar vooral door slimme datakoppelingen die handmatig werk minimaliseren. Dankzij standaardintegraties beschik je over real-time gegevens uit betrouwbare bronnen, zoals: 

• CBS – automatische huurindexatie (CPI) 

• RVO – actuele energielabels van vastgoedobjecten 

• BAG & Kadaster – objectgegevens direct gekoppeld 

• MJOP-systemen – onderhoudskosten centraal inzichtelijk 

• Google Street View – visueel overzicht per locatie 

Daarnaast zijn er aanvullende koppelingen beschikbaar, zoals: 

• Single Sign-On (SSO) – veilig en eenvoudig inloggen 

• Koppeling met financiële systemen – om factuurgegevens (automatisch) over te brengen 

• DMS-integratie – alle documenten op de juiste plek, direct te raadplegen 

• BRP & KVK – up-to-date gegevens van natuurlijke personen en organisaties 

• REST API – het ontsluiten van VBSonline vastgoeddata voor BI-tools of dashboards

Door al deze informatie te combineren in één platform, ontstaat een krachtig fundament voor datagedreven vastgoedbeleid. 

Sturen op cijfers: van onderbuik naar onderbouwd 

De tijd van beslissingen op basis van gevoel is voorbij. Gemeenten moeten verantwoording afleggen, beleidskeuzes toelichten en sturen op maatschappelijk rendement. 

Met actuele, betrouwbare data uit VBSonline kun je bijvoorbeeld: 

• Zien welke objecten langdurig leegstaan of verlieslatend zijn 

• Onderbouwd besluiten om vastgoed af te stoten, te herontwikkelen of te verduurzamen 

• Trends in storingsmeldingen of energieverbruik signaleren 

Met het ravijnjaar in gedachten en de druk op begrotingen toeneemt, helpt VBSonline je om vooruit te kijken en slimme keuzes te maken. 

Toekomstgericht vastgoedbeheer begint vandaag 

Digitalisering is geen doel op zich: het is een middel om beter te beheren, beter te sturen en beter te verantwoorden. VBSonline is klaar voor de toekomst van gemeentelijk vastgoedbeheer. 

Met een modulaire opbouw en open API is VBSonline flexibel inzetbaar én schaalbaar. Zo sluit het altijd aan op jouw gemeentelijke processen en ambities. 

Ook meer grip op jouw vastgoedbeheer? 

Gemeenten die nu kiezen voor digitalisering, datakoppelingen en automatisering, plukken daar straks de vruchten van. Minder fouten. Meer overzicht. Sneller kunnen rapporteren. Betere beleidskeuzes. VBSonline helpt je daarbij. Vraag een demo aan en ontdek wat slimme vastgoedsoftware kan betekenen voor jouw organisatie.