Slimmer sturen met data: zo beheert Gemeente Amsterdam vastgoed strategisch

Betere keuzes dankzij de koppeling van interne en externe databronnen in één integraal systeem.

7 oktober 2025

Gemeente Amsterdam beheert een grote en diverse vastgoedportefeuille. Om die portefeuille effectief en toekomstgericht te kunnen beheren, is actuele en betrouwbare informatie essentieel. De gemeente zet daarom stevig in op het combineren van data uit verschillende systemen en externe bronnen. Het resultaat: betere inzichten, meer consistentie en een goede basis voor strategische keuzes.

Hoe zijn losse Excelbestanden verleden tijd geworden?

“Voorheen werden veel van onze analyses opgebouwd uit losse Excel-bestanden die door verschillende collega’s op verschillende manieren werden gemaakt,” vertelt Benjamin van Arkel, data steward bij Gemeente Amsterdam. “Dat zorgde voor veel inconsistenties en extra werk om de informatie kloppend te krijgen.”

In 2023 koos Gemeente Amsterdam, na een uitgebreide aanbestedingsprocedure, voor VBSonline van Metafoor Software. Inmiddels vormt dit systeem het kloppend hart van de vastgoedadministratie. In VBSonline worden niet alleen contracten gegenereerd en digitaal ondertekend, ook administratieve processen zoals indexeren, factureren en het afrekenen van servicekosten worden ondersteund en in hoge mate geautomatiseerd. Die goede basis maakt het mogelijk om vastgoedgegevens gestructureerd vast te leggen en efficiënt te beheren.

Tegenwoordig worden de gegevens uit VBSonline en de applicatie die wordt gebruikt voor technisch beheer samengebracht in BRES. In BRES wordt gestructureerde data uit VBSonline (de API) verrijkt met andere interne bronsystemen en open data. Het resultaat is een integraal beeld dat collega’s ondersteunt bij zowel operationele taken als strategische besluitvorming.

“De ervaring leert dat VBSonline (de API) op een veilige en gestandaardiseerde manier gekoppeld kan worden. VBSonline past daarmee goed in een applicatielandschap waarin je als gemeente beter kunt inspelen op veranderingen en innovaties” vertelt Stefan van de Schootbrugge, founder bij BRES.

Wat levert het koppelen van databronnen op?

De kracht van de nieuwe aanpak zit in het combineren van databronnen. Van Arkel: “Door vastgoeddata uit VBSonline te koppelen aan onderhoudsgegevens uit de applicatie voor technisch beheer, konden we bijvoorbeeld een pandenlijst opstellen met potentieel voor verduurzaming. Daarmee kregen we direct inzicht in de te verwachten CO₂-reductie bij verschillende scenario’s. Een basis voor zulke inzichten creëren was voorheen veel bewerkelijker.

Hobbels en oplossingen

De overgang naar datagedreven werken was niet zonder uitdagingen. Externe databronnen veranderen van tijd tot tijd of worden samengevoegd met andere services. “Dat vraagt van ons een actieve houding,” legt Van Arkel uit. “We moeten continu scherp zijn op wijzigingen, zodat onze rapportages betrouwbaar blijven. Daarnaast is het cruciaal dat data juist en volledig worden ingevoerd. Slechte invoer leidt tot vervuiling en uiteindelijk tot verkeerde beslissingen. Daarom besteden we veel aandacht aan bewustwording binnen de organisatie.”

De stip op de horizon

Inmiddels heeft de gemeente veel rapportages gestandaardiseerd. Dat maakt de informatievoorziening consistenter en betrouwbaarder. Maar de ambities reiken verder. “Ons toekomstbeeld is dat collega’s steeds vaker zelf direct met dashboards kunnen werken,” aldus Van Arkel. “We willen dat zij op elk moment hun vragen kunnen beantwoorden, zonder dat daar telkens handmatige bewerkingen voor nodig zijn. Dat maakt de organisatie wendbaarder en vergroot de impact van data in ons dagelijks werk.”

Wat andere gemeenten hiervan kunnen leren

De ervaring van Gemeente Amsterdam biedt waardevolle lessen:

• Beheer als gemeente zelf geen data die elders op een nette en vaak betere manier wordt beheerd en haal data zo veel mogelijk op bij de bron.
• Investeer in het belang van goede data-invoer en zorg dat dit breed gedragen wordt binnen de organisatie.
• Werk stap voor stap naar standaardisatie en dashboards; zo groeit de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van data.

Van Arkel besluit: “Data combineren is geen doel op zich, maar een middel om betere keuzes te maken. Door data slim te koppelen, kunnen we ons vastgoedbeheer niet alleen efficiënter, maar ook toekomstgerichter vormgeven.”

VBSonline als onmisbare basis

VBSonline van Metafoor Software is één van de grootste en belangrijkste databronnen die Gemeente Amsterdam ontsluit in BRES. Als bron voor vastgoedobjecten, verhuurbare eenheden, relaties en contracten vormt het systeem de solide basis waarop analyses worden gebouwd en externe data worden gekoppeld. Het is juist die betrouwbaarheid die VBSonline tot een onmisbaar onderdeel van de informatievoorziening maakt. Functionaliteiten voor het waarborgen van het 4-ogenprincipe bij het muteren van kritieke data en workflows voor het opstellen en tekenen van overeenkomsten hebben de een positieve impuls gegeven aan de datakwaliteit.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van VBSonline voor uw gemeente? Neem vrijblijvend contact op met Peter Sijpkes, T: 06-23199266 E: Peter.sijpkes@metafoor.nl of kijk op www.vbsonline.nl