Toekomstbestendig vastgoedbheheer met slimme software
Gebruik slimme vastgoedsoftwarefuncties, zodat vastgoedadministratie minder tijd kost. Maak en houd gemeentelijk contractbeheer eenvoudiger en up-to-date.
Functies van VBSonline
VBSonline biedt een compleet vastgoedbeheersysteem waarin je objecten, relaties en overeenkomsten centraal registreert en beheert. Alles binnen één gebruiksvriendelijke, webbased applicatie.
Dankzij het overzichtelijke dashboard ontvang je tijdige notificaties over belangrijke actiedata. Vanuit de melding voer je acties direct uit, zodat je administratie altijd up-to-date blijft. Processen zoals factureren, indexeren, overeenkomsten opstellen en servicekosten verrekenen worden grotendeels geautomatiseerd.
Daarnaast biedt VBSonline waardevolle inzichten in inkomsten, uitgaven, rendement en kostprijsdekkendheid, zowel op object- als portefeuilleniveau.
Op deze pagina vind je alle functies van VBSonline. Naast standaardfunctionaliteiten kun je het systeem uitbreiden met extra vastgoedsoftware modules en koppelingen voor nog meer gemak en efficiëntie in vastgoedbeheer. Kies de functionaliteiten die je nodig hebt en beheer je vastgoed nog efficiënter. Wij denken graag met je mee. Zo groeit de software mee met jouw wensen!
Standaardfuncties: Altijd inbegrepen
Modules: Maak jouw vastgoedbeheer compleet
Indexeren
Het indexeren van huurprijzen hoeft geen tijdrovende taak te zijn. Met VBSonline automatiseer je dit proces en zorg je voor een efficiënte en nauwkeurige aanpassing van huurprijzen van panden en gronden. Zo bespaar je tijd en minimaliseer je fouten.
- Automatische meldingen indexatiemomenten
- CBS-koppeling voor actuele indexcijfers
- Flexibel eigen voorwaarden instellen
Online klantportaal
Minder tijd besteden aan huurderscommunicatie? Met het online klantportaal regel je alles eenvoudig op één centrale plek. Maak gemeentelijk vastgoedbeheer overzichtelijker.
- Efficiënte communicatie met huurders
- Online afhandeling van storingsmeldingen
- Handig als digitaal archief
Factureren
Gemeenten beheren vaak een divers vastgoedportfolio, waarbij een gestroomlijnde administratie essentieel is. Met VBSonline factureer je huur automatisch.
Voorkom dubbel werk en koppel optioneel met het financiële systeem voor een naadloze aansluiting op de boekhouding.
- Automatische huurfacturatie voor vastgoed en gronden
- Flexibel in facturatiedata
- Nauwkeurige en transparante financiële afhandeling
Overeenkomsten
Leg eenvoudig contractdetails en -voorwaarden vast. De automatische notificaties van kritische data op de dashboardpagina zorgen ervoor dat het beheer van contracten eenvoudig up-to-date kan worden gehouden.
Genereer ook nieuwe (huur)overeenkomsten op basis van de modelovereenkomsten van de organisatie of bijvoorbeeld de standaardovereenkomsten van de ROZ.
- Automatische generatie van huurovereenkomsten
- Digitale ondertekening dankzij integratie met Signhost
- Overeenkomsten centraal en veilig opgeslagen
Rapportages
Voor gemeenten is het cruciaal om beslissingen te baseren op actuele en betrouwbare data. Met VBSonline stel je met één druk op de knop uitgebreide leegstand of managementrapportages op, inclusief financiële en onderhoudsinformatie. Ook is het mogelijk om eigen rapportages in te richten en verbinding te maken met de big data API, bijvoorbeeld voor het maken van BI-dashboards in externe applicaties zoals Power BI.
- Automatische standaardrapportages met stuurcijfers
- Grafieken voor financieel en strategisch inzicht
- Periodieke rapportages automatisch verzenden
Kostprijsdekkende huur
Gemeenten moeten een kostprijsdekkende of marktconforme huur berekenen voor maatschappelijk vastgoed, zoals verplicht onder de Wet Markt en Overheid. Dit om oneerlijke concurrentie te voorkomen. Met de rekentool van VBSonline bepaal je eenvoudig een eerlijke en transparante huurprijs op basis van de werkelijke kosten.
- Duidelijke rapportages voor transparante besluitvorming
- Automatische berekening op basis van kosten en exploitatie
- Inzicht in rendement per object of portefeuille
Vernietiging persoonsgegevens
Gemeenten werken met gevoelige persoonsgegevens die volgens de wet- en regelgeving tijdig moeten worden verwijderd. VBSonline geeft een melding van persoonsgegevens die, conform de ingestelde bewaartermijnen, in aanmerking komen voor vernietiging volgens de AVG-richtlijnen, zonder administratieve rompslomp. Zo waarborg je privacy en compliance.
- Veilige en controleerbare gegevensvernietiging
- Automatische verwijdering volgens de AVG
- Instelbare bewaartermijnen voor persoonsgegevens
Mutatieaccordatie
Voor gemeenten is zorgvuldigheid bij vastgoedmutaties essentieel. Met de mutatieaccordatie wordt elke wijziging gecontroleerd door een tweede gebruiker voordat deze definitief wordt doorgevoerd. Zo werk je transparant en minimaliseer je fouten.
- Mutaties alleen goedgekeurd na dubbele controle
- Duidelijk inzicht in wijzigingen
- Betere borging van data-integriteit en besluitvorming
Servicekostenafrekening
Het afrekenen van servicekosten hoeft geen tijdrovende taak meer te zijn. Met VBSonline automatiseer je dit proces eenvoudig, bespaar je tijd én voorkom je fouten. Ontdek hoe ons vastgoedbeheersysteem jou helpt om efficiënter te werken en gemeentelijk vastgoedbeheer soepel te laten verlopen.
- Servicekosten automatisch verrekenen
- Slimme verdeling bij meerdere units
- Duidelijk en nauwkeurig inzicht
Uurverhuurobjecten
Voor gemeenten die sportaccommodaties, buurtcentra of andere ruimtes per uur verhuren, biedt de uurverhuurmodule van VBSonline een complete oplossing. Reserveringen worden direct vastgelegd en gekoppeld aan de administratie, waardoor een apart reserveringssysteem overbodig is. Facturatie verloopt automatisch binnen het vastgoedbeheersysteem.
- Een kalender die op object- en portefeuilleniveau toont
- De mogelijkheid voor tariefdifferentiatie
- Rapportages per accommodatie, huurder en tariefsoort
Ticketsysteem
Help huurders sneller en beter met het ticketsysteem van VBSonline. Huurders melden zelf storingen en verzoeken, terwijl jij altijd inzicht hebt in de status en opvolging. Zo verbeter je de dienstverlening en bespaar je tijd en kosten.
- Melding van huurders worden opgepakt
- Overzichtelijke statusweergave
- Vastlegging van gestructureerde communicatie
Inspectiemodule
Het inspecteren van gemeentelijk vastgoed hoeft geen tijdrovende klus te zijn. De veelgevraagde inspectiemodule digitaliseert en stroomlijnt jouw gehele proces. Hierdoor houdt je altijd overzicht en werk je efficiënter. Voeg deze module toe en vereenvoudig je vastgoedbeheer.
- Genereer inspectierapport
- Foto’s direct toevoegen
- Flexibel vragenlijsten instellen
Workflow contracten
Bij het tot stand komen van overeenkomsten zijn zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie doorgaans verschillende partijen betrokken, ieder met een eigen rol. De workflowfunctionaliteit maakt het mogelijk om verschillende personen te betrekken in het proces voor controle en digitaal ondertekenen van de overeenkomst.
- Mailnotificaties voor controles en acties
- Vierogenprincipe volledig geborgd
- Status van een workflow inzichtelijk op ieder moment
Veelgestelde vragen over functies vastgoedbeheer systeem VBSonline
Voor wie is VBSonline ontwikkeld?
Vastgoedbeheersysteem VBSonline is ontwikkeld voor (semi)overheidsinstellingen, in het bijzonder voor gemeenten.
Wat zijn de belangrijkste functies van het vastgoedbeheer systeem
VBSonline automatiseert administratieve processen zoals factureren, indexeren en het afrekenen van servicekosten. Daarnaast is het mogelijk om in VBSonline (huur)overeenkomsten op te stellen op basis van standaard sjablonen. Het systeem biedt ruim voldoende flexibiliteit voor aanpassingen aan de specifieke klantsituatie.
Bij het opstellen van (huur)overeenkomsten kunnen workflows worden ingericht voor controle en digitale ondertekening door de juiste stakeholders binnen en buiten de organisatie.
Inzicht en overzicht worden verkregen door middel van standaardrapportages en de mogelijkheid om exports te maken. Ook is het mogelijk om eigen rapportages in te richten en verbinding te maken met de big data API, bijvoorbeeld voor het maken van BI-dashboards in externe applicaties, zoals Power BI.
Daarnaast zijn diverse koppelingen mogelijk met aanpalende systemen, bijvoorbeeld: GIS-applicaties, het CBS (indexcijfers), de RVO (energie labels) de KvK, BAG, BRG, SSO (single sign-on), het financiële systeem van uw organisatie, etc.
Het is ook mogelijk om extra modules te kiezen, zoals een ticketsysteem en inspectiemodule. Neem contact op voor de mogelijkheden.
Hoe breid ik VBSonline uit?
Je kunt VBSonline eenvoudig uitbreiden met extra modules die aansluiten op jouw specifieke behoeften. We werken op maat, zodat de software optimaal aansluit op jouw vastgoedbeheer. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!
Wat zijn de kosten voor het gebruik van VBSonline?
De kosten van VBSonline zijn afhankelijk van de grootte van de vastgoedportefeuille die in het systeem beheerd wordt en het aantal gebruikers dat met het systeem gaat werken. De modules zijn een extra toevoeging aan het pakket. VBSonline is al beschikbaar vanaf 340 euro per maand. Daarnaast betaal je eenmalig opstartkosten voor het inrichten van het systeem en cursusdagen bij u op locatie.
Meer weten? Wij helpen je graag!
Ik ben Peter – accountmanager bij VBSonline – en help je graag verder met ons vastgoedbeheersysteem. Heb je vragen of wil je graag meer zien van VBSonline, neem contact met mij op.
