De sleutel tot succes: 6 randvoorwaarden voor een geslaagde implementatie van vastgoedsoftware

Veel gemeenten staan voor de uitdaging om hun vastgoedbeheer te moderniseren. De gemeente Hollands Kroon rondde onlangs met succes de implementatie van een nieuw vastgoedbeheersysteem af. In dit interview deelt de gemeente haar belangrijkste inzichten en praktische tips voor collega-gemeenten.

Van de afdeling Vastgoed en Grondzaken van de gemeente Hollands Kroon vertellen Angela Feenstra (projectleider) en Willy Kroon (medewerker Vastgoed en Grondzaken) over hun ervaringen. Angela was de aanjager voor een nieuw VastgoedBeheerSysteem en leidde dit proces van begin tot eind namens de gemeente. Willy ondersteunde Angela hierbij door te voorzien in alle informatie om tot een succesvolle datamigratie en implementatie te komen.

1. Welke randvoorwaarden waren bij jullie doorslaggevend voor succes?

“Een goede voorbereiding bleek cruciaal. We hebben vooraf duidelijk vastgelegd wat we wilden bereiken en welke processen we wilden verbeteren. Daarnaast zorgden korte lijnen met ICT en financiën voor snelle besluitvorming. Ook hielp het dat we voldoende tijd en capaciteit hebben vrijgemaakt om collega’s bij de implementatie te betrekken.”

Een belangrijke rol hierin speelde Angela Feenstra, van Team Vastgoed en Grondzaken. Zij was van begin tot eind betrokken bij het project. Van de voorbereiding en het offertetraject tot de selectie van het pakket en de daadwerkelijke implementatie samen met Peter Sijpkes van Metafoor Software. Met haar enthousiasme en vasthoudendheid hield ze het team scherp en zorgde ze dat iedereen aangehaakt bleef.

2. Wat heb je vooraf gedaan om intern draagvlak te creëren?

“Vanaf de start hebben we medewerkers meegenomen in het ‘waarom’. We legden uit dat het niet alleen om een nieuw systeem ging, maar om slimmer werken en betere dienstverlening. Door collega’s van vastgoed, financiën en juridische zaken vroegtijdig aan te haken, ontstond eigenaarschap en commitment. We hebben ook demo’s georganiseerd, zodat iedereen het systeem al vóór de livegang kon ervaren.”

3. Hoe zorgde je voor een soepel implementatieproces?

“Heldere communicatie en een strakke planning waren bepalend. We werkten met een projectgroep waarin alle disciplines vertegenwoordigd waren. Daarnaast hebben we veel aandacht besteed aan datakwaliteit en koppelingen met bestaande systemen. Door tussentijds te testen en regelmatig feedback op te halen, konden we snel bijsturen.”

4. Wat had achteraf gezien anders gekund?

“Als we iets zouden veranderen, dan is het dat we nóg eerder waren gestart met het opschonen van de data. Dat kostte meer tijd dan verwacht en is bepalend voor een vlekkeloze overgang. Verder zou het helpen om al bij de start een paar key-users vrij te maken die zich volledig kunnen richten op inrichting en adoptie.”

5. Wat zijn volgens jullie de belangrijkste lessen voor andere gemeenten?

• Zorg voor een duidelijke probleemanalyse en doelstelling.
• Creëer draagvlak door alle stakeholders vroegtijdig te betrekken.
• Reserveer voldoende tijd en capaciteit voor datakwaliteit.
• Houd de implementatie pragmatisch: begin met de basisfunctionaliteit en breid later uit.
• Blijf leren van andere gemeenten die het traject al doorlopen hebben.
• Zorg voor eigenaarschap: maak duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is.

Toekomstgericht met VBSonline

Met de implementatie van VBSonline heeft de gemeente Hollands Kroon een belangrijke stap gezet richting professioneel en toekomstbestendig vastgoedbeheer. De basis staat, en de komende periode wil de gemeente de mogelijkheden verder benutten. Van het stroomlijnen van financieel- en contractbeheer tot het inzetten van dashboards en rapportages voor beter inzicht.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van VBSonline voor uw gemeente? Neem vrijblijvend contact op met Peter Sijpkes, T: 06-23199266, E: peter.sijpkes@metafoor.nl of kijk op www.vbsonline.nl.

---